Das heute weit verbreitete Dateiformat pdf wurde ursprünglich von Adobe entwickelt, um die Papierflut in Verwaltungen und Büros einzudämmen. Ausdrucke sollten künftig in digitaler Form weitergereicht werden. PDF ist ein plattformübergreifendes Austauschformat, das auf PostScript aufbaut und dieses in seinen Einstellungsmöglichkeiten erweitert. Das Format arbeitet unabhängig von Betriebssystemen. Mit ihm lassen sich perfekte Druckvorlagen erstellen, die alle benötigten Daten beinhalten, wie hoch aufgelöste Bilder und alle verwendeten Schriften. Druckvorlagen im PDF-Format sind plattformunabhängig, ihre Größe fällt durch optimale Komprimierung gering aus und sie können sehr gut am Bildschirm überprüft werden. Nach kurzer Zeit erkannte auch die Druckindustrie das Potenzial dieser Seitenbeschreibungssprache. Mit der Zeit wurde PDF um verschiedene mutlitmediale Funktionen, wie Video- und Audiofunktionen, Javascripts usw. erweitert.

Da viele dieser Funktionen zu fehlerhaften Ergebnissen führen, ist es wichtig, die PDF auf die Inhalte zu reduzieren, die für einen fehlerfreie Verarbeitung in der Druckvorstufe notwendig sind. Diese Inhalte sind im Standard PDF-X beschrieben.

In Europa setzten sich bis heute der PDF/X-1a- und PDF/X-3-Standard durch. Inhalte, die für den Druck von PDF-Dateien problematisch sind, werden durch PDF-X ausgeschlossen. Umgekehrt werden Funktionen, die für einen fehlerfreien Druck unverzichtbar sind, zur Voraussetzung für eine PDF-X-Datei. Zum Beispiel werden Transparenzen, Transferfunktionen oder Informationen, die sich nicht sinnvoll drucken lassen (wie Audio oder Links) verboten. Vorgeschrieben sind hingegen Angaben, die für einen präzisen Druck unverzichtbar sind, wie Trimbox, Farbinformationen usw. Dass diese Anforderungen vom Benutzer tatsächlich eingehalten werden, kann mit Hilfe von Preflight-Werkzeugen (z.B. in Adobe Acrobat PitStop) automatisiert überprüft werden.

PDF/X-1a versus PDF/X-3. Inhaltlich gleichen sich die beiden Variationen PDF/X-1a und PDF/X-3 weitgehend. Die Grundregeln sind fast durchgängig identisch. Der große Unterschied besteht darin, dass PDF/X-1a ausschließlich in den geräteabhängigen CMYK-Prozessfarben sowie Sonderfarben aufbereitet sein darf und ausschließlich für CMYK-basierte Ausgabeprozesse vorgesehen ist. Im Unterschied hierzu lässt PDF/X-3 ausdrücklich auch geräteunabhängige Farbe zu und gestattet es zudem, PDF/X-3-Dateien auch für Ausgabegeräte zu erstellen, die mit den Prozessfarben RGB arbeiten. Dieser Aspekt wurde auf Drängen von Druckerherstellern in PDF/X-3 integriert, da in den nächsten Jahren mit einer großen Verbreitung von im RGB-Modell anzusteuernden Farbdruckern zu rechnen sei. Hier sei es vorteilhaft, auch diese Geräteklasse mit PDF/X-3 abdecken zu können. Zu den Regeln, die den beiden Normvarianten PDF/X-1a und PDF/X-3 gemeinsam sind, gehören unter anderem folgende Punkte:

Schriften müssen eingebettet sein.

Bilddaten müssen als Bestandteil des PDF enthalten und mit Mitteln einer PDF-Seitenbeschreibung kodiert sein.

OPI-Kommentare sind verboten.

Transferkurven sind verboten.

Rastereinstellungen sind erlaubt, müssen vom Empfänger einer PDF/XDatei aber nicht verwendet werden.

Kommentare und Formularfelder innerhalb der durch TrimBox bzw. BleedBox definierten Seitenflächen sind nicht erlaubt.

Mittels des Eintrags Trapped im Info-Dictionary muss angegeben sein, ob die Datei bereits überfüllt wurde oder nicht.

LZW-Kompression ist verboten, da Softwarehersteller Lizenzgebühren an den LZW-Patentinhaber Unisys entrichten müssen, um LZW verwenden zu dürfen. Andererseits ist aber die ZIP-Kompression (in PostScript und PDF als Flate bezeichnet) ähnlich leistungsfähig, ohne mit Patenten belegt zu sein.

Jegliche Verschlüsselung ist untersagt, das heißt es ist auch nicht zulässig, PDF-Dateien zu verwenden, die verschlüsselt sind, aber kein Kennwort zum Öffnen erfordern.

Mittels eines PDF/X-spezifischen OutputIntent-Dictionary muss angegeben werden, für welche Ausgabebedingung die PDF/X-Datei erstellt worden ist.

PDF/X-1a wie PDF/X-3 basieren auf PDF 1.3, insbesondere von den in PDF 1.4 eingeführten Transparenzfunktionen soll kein Gebrauch gemacht werden.